1. Registre a falha com referência ao serviço
Identifique cliente, ambiente, item e condição observada. Acrescente foto quando ela ajudar a compreender o problema. Preserve a diferença entre a constatação e a causa ainda em investigação.
Exemplo fictício: a supervisora encontra dois pontos de reposição sem material. O registro informa os locais e a condição. A hipótese de esquecimento só será avaliada depois de conferir disponibilidade e orientação da equipe.
2. Defina uma ação que possa ser executada
Escreva o que precisa mudar e confirme quem tem condições de agir. Se a correção depende de compra ou acesso, encaminhe ao responsável adequado. A funcionária não consegue resolver sozinha uma falta de insumo que não controla.
Combine um prazo realista e indique como será verificado. “Resolver urgente” é menos claro do que uma ação identificada, com prioridade e retorno definidos conforme o impacto da ocorrência.
3. Centralize o contexto da correção
Mantenha descrição, fotos e comunicação associadas ao serviço. Evite criar uma conversa independente para cada etapa sem referência ao registro original. Quem assumir o acompanhamento deve conseguir entender a situação sem procurar vários grupos de mensagens.
O Attendio reúne ordens de serviço, checklists e evidências, permitindo organizar o contexto do atendimento. O chat por tarefa também pode apoiar a comunicação ligada ao trabalho. Defina no processo da empresa quem acompanha a ação e quem confirma a correção.
4. Verifique o resultado e registre o desfecho
Depois da execução, confira se o critério original foi atendido. Uma nova foto pode ser suficiente em alguns casos; outros exigem visita ou verificação específica. O método deve corresponder ao que precisa ser demonstrado.
Se a correção ficou incompleta, mantenha a pendência visível e explique o que falta. Se foi resolvida, registre quando e por quem o resultado foi conferido. Isso permite distinguir uma ação comunicada de uma ação verificada.
5. Observe se a falha reaparece
A repetição pode indicar que a causa não foi tratada. Revise material, treinamento, frequência, acesso e organização do posto. Não responda a todas as reincidências apenas repetindo a mesma orientação.
Use a planilha de ordens de serviço para uma fila inicial e consulte o guia de não conformidades para aprofundar a análise das causas.
Confira o acompanhamento
- A ocorrência original pode ser localizada?
- A ação é específica e viável?
- Existe responsável pelo acompanhamento?
- O resultado foi verificado?
- A reincidência está sendo observada?