1. Confira pessoa, período e informações
Antes do envio, valide a identificação do colaborador e o intervalo do documento. Revise registros e situações que ainda precisam de esclarecimento. Separe documentos prontos dos que aguardam análise para não iniciar a coleta sobre informações incompletas.
Verifique também se o colaborador tem acesso ao aplicativo e sabe onde procurar o documento. O primeiro envio não deve ser o primeiro contato da pessoa com a rotina.
2. Feche e envie pelo fluxo definido
No Attendio, a chefia ou o RH fecha o espelho de ponto. O colaborador recebe uma notificação para assinar diretamente no celular, e o documento fica guardado na nuvem. Essa sequência reúne o envio e a assinatura no processo do sistema, reduzindo a dependência de impressão e recolha física.
Oriente o funcionário a conferir antes de assinar. Explique como comunicar uma divergência e quem dará retorno. Não descreva a notificação como uma ordem para aprovar o conteúdo sem leitura.
3. Acompanhe o que ainda falta
Diferencie um documento enviado de uma assinatura concluída. Se houver pendência, descubra se a pessoa não viu o aviso, não conseguiu acessar ou encontrou uma dúvida no conteúdo. Cada situação exige uma providência diferente.
Uma orientação possível é: “Seu espelho do período está disponível para conferência. Confira as informações e, se encontrar alguma divergência, fale com o RH pelo canal indicado antes de concluir a assinatura”. Adapte a mensagem à comunicação da empresa.
4. Confirme o arquivo final
Depois da assinatura, verifique se o documento correspondente à pessoa e ao período está disponível para consulta autorizada. Preserve a referência da versão correta. Se houve uma correção no processo, confirme que ninguém continua usando o documento anterior como se fosse o definitivo.
Erros que valem evitar
- Enviar documentos antes de tratar divergências conhecidas.
- Presumir que uma notificação foi lida.
- Pedir a terceiros que assinem pelo colaborador.
- Confundir envio com conclusão.
- Manter versões diferentes sem identificação clara.
O envio pelo celular simplifica a logística quando vem acompanhado de conferência, apoio e arquivo organizado.