Faça um inventário antes de cancelar o contrato
Liste cadastros, marcações, espelhos, tratamentos, justificativas, escalas e arquivos disponíveis. Verifique formatos e períodos cobertos. Uma exportação de totais mensais não é equivalente a um histórico detalhado de marcações e alterações.
Peça ao fornecedor atual uma amostra e confirme se ela pode ser lida fora do sistema. Faça essa verificação antes do encerramento do acesso. Descobrir que o arquivo depende de uma tela desativada transforma a migração em um problema de recuperação.
Escolha uma data de corte que permita conciliar
Defina quando termina a coleta no sistema antigo e quando começa no novo. Se houver teste paralelo, identifique qual ambiente é oficial para cada finalidade e evite instruções contraditórias ao trabalhador. O departamento pessoal deve aprovar a forma de consolidar o período.
Uma virada no meio do fechamento pode ser necessária, mas exige planejamento adicional. Documente o motivo e prepare um relatório de reconciliação que mostre de onde vieram os dados de cada trecho do mês.
O que testar na importação
- Identificadores de funcionários e prevenção de cadastros duplicados.
- Datas, horários e critérios de fuso utilizados nos arquivos.
- Escalas, locais e vínculos ativos.
- Totais de registros por período e por trabalhador.
- Acesso ao histórico que não será importado.
Use amostras com jornadas comuns e casos menos frequentes, como turno noturno e transferência de posto. Aprovar apenas um funcionário com jornada regular deixa as exceções mais difíceis para o primeiro mês de uso.
Concilie antes de liberar a equipe
Compare a quantidade de pessoas ativas, os intervalos de datas e alguns períodos completos. Registre divergências e sua resolução. Uma diferença pode ser legítima, como um cadastro desativado, mas precisa ter explicação.
Não altere dados históricos apenas para adequá-los ao formato de importação sem preservar a origem e a transformação realizada. Mantenha cópias protegidas e um responsável por validar o resultado da migração.
Planeje o primeiro fechamento como parte do projeto
A migração só está concluída quando a equipe consegue registrar, consultar, tratar pendências e fechar o período. Reserve disponibilidade do suporte e dos supervisores para essa fase. Oriente os trabalhadores sobre qual aplicativo usar e como comunicar dificuldades.
Use o guia de documentos para contratar um sistema e a rotina de fechamento como lista de verificação. Na demonstração do controle de ponto, leve uma amostra fictícia do seu cenário e peça para percorrer o processo completo.