Use uma estrutura curta
Comece com cliente e ambiente, acrescente a condição observada e explique o impacto no serviço. Informe o que foi feito até ali e o que depende de decisão. Se houver uma restrição de acesso ou material, registre-a de forma explícita.
Evite suposições sobre intenção. “Resíduos no canto junto à porta” descreve um fato observável. “Ninguém quis limpar” atribui uma causa que pode não ter sido investigada.
Três exemplos para adaptar
- Falha: “Hall do bloco B: resíduos no rodapé junto ao elevador após a limpeza prevista. Necessária revisão do ponto indicado na foto.”
- Impedimento: “Sala de reunião 3 sem acesso durante a visita. Demais ambientes atendidos. Aguardar confirmação de nova janela.”
- Pedido adicional: “Cliente solicitou atendimento da área externa não identificada na programação atual. Encaminhado à chefia para confirmar escopo e condições.”
No Attendio, as ocorrências permitem informar à chefia o que correu mal ou ficou por fazer e gerar um serviço dedicado à resolução. Uma descrição clara melhora a utilidade desse fluxo, porque a equipe recebe uma referência concreta do problema.
Fotografe para localizar e explicar
Quando permitido, use uma imagem de contexto e outra do detalhe relevante. Não fotografe documentos, pessoas ou áreas alheias à ocorrência sem necessidade. Um vídeo curto pode ajudar se for preciso mostrar a localização ou uma sequência, mas deve ter um objetivo claro.
Confira se a evidência está nítida antes de sair. Uma foto escura acompanhada de “verificar” pode obrigar o supervisor a repetir a visita apenas para entender o achado.
Complete o registro com um encaminhamento
Indique a ação que precisa de avaliação e quem acompanhará o caso. Não invente um prazo ou uma autorização em nome de outra pessoa. Quando o retorno for confirmado, registre o combinado e prepare o serviço de correção com as informações necessárias.
Leia como se não tivesse participado da visita
- Consigo localizar o ambiente?
- Entendo o que foi observado?
- Sei o que já foi feito?
- Consigo identificar o próximo passo?
Se a resposta for sim, a ocorrência está ajudando a operação. Se exigir várias mensagens adicionais, vale melhorar o registro antes de encaminhar.