1. Descreva o pedido sem antecipar a resposta
Anote cliente, local, solicitante, necessidade e prazo desejado. Quando útil, acrescente uma foto contextualizada, evitando informações de pessoas ou documentos que não tenham relação com o serviço.
Compare a solicitação com o escopo vigente. Uma tarefa esquecida pela equipe não deve ser tratada automaticamente como serviço extra. Primeiro, identifique se o pedido é correção, atividade prevista ou uma demanda adicional.
2. Avalie o impacto na rotina
Verifique equipe, materiais, acesso e tempo necessário. Identifique quais tarefas seriam afetadas se o pedido fosse atendido naquele momento. Uma atividade curta pode comprometer uma janela importante do atendimento seguinte.
Encaminhe a avaliação ao responsável comercial quando houver mudança de condições. Não peça à equipe que negocie valores ou prometa prazos fora da sua autonomia apenas para resolver a conversa rapidamente.
3. Ligue o pedido à execução organizada
Após a aprovação pelo processo comercial adotado, use uma ordem de serviço no Attendio para orientar a execução e reunir checklist e evidências. Registre a referência do combinado conforme o fluxo disponível, sem confundir a ordem com aprovação automática de orçamento.
A planilha de controle de ordens de serviço também pode apoiar o acompanhamento inicial. Mantenha uma identificação que permita relacionar pedido, autorização e atendimento sem depender da memória de quem participou.
4. Confirme quem pode autorizar
Verifique se o solicitante tem autonomia para aprovar a alteração ou se precisa encaminhá-la a outra pessoa. Deixe claros escopo, condições comerciais e momento de execução antes de iniciar, conforme o procedimento acordado.
Para situações urgentes, estabeleça previamente um fluxo de decisão. Urgência não elimina a necessidade de comunicação; ela torna ainda mais importante saber quem pode definir a prioridade e registrar o encaminhamento.
5. Encerre mostrando o que foi entregue
Confira a execução, registre pendências e encaminhe um resumo ao contato responsável. As evidências devem corresponder ao pedido aprovado, sem misturar tarefas da rotina com a atividade adicional.
Se o mesmo extra se repetir, leve o histórico para uma revisão do contrato. Pode ser uma necessidade permanente que merece planejamento próprio, em vez de continuar sendo tratada como uma surpresa a cada semana.
Informações que não podem faltar
- Pedido e relação com o escopo atual.
- Impacto na rotina e recursos necessários.
- Responsável autorizado e referência da aprovação.
- Orientação de execução e evidências pertinentes.
- Encerramento, pendências e frequência de repetição.