1. Confirme se a atividade estava prevista
Confira o escopo e a frequência do dia. Se a tarefa não estava incluída, registre como solicitação a avaliar. Se estava prevista para outra data, verifique se houve alguma mudança autorizada. Não trate toda expectativa informal como obrigação já comunicada à equipe.
O registro deve indicar a referência utilizada: rotina do posto, ordem de serviço ou orientação aprovada. Isso reduz discussões baseadas em versões diferentes do combinado.
2. Verifique as condições de execução
Pergunte se havia acesso, material, equipamento e orientação necessários. Uma sala trancada é diferente de uma sala disponível que não foi atendida. Falta de material exige verificar abastecimento e comunicação antes de atribuir a causa.
Descreva fatos observados e informações confirmadas. Quando houver dúvida, mantenha a ocorrência em análise. “Causa não confirmada” é mais preciso do que escolher uma classificação apenas para fechar o formulário.
3. Registre a ocorrência no atendimento correspondente
Identifique ambiente, atividade, condição e impacto na entrega. Acrescente evidência quando útil e indique quem foi acionado. O relato precisa permitir que outro responsável compreenda a situação sem depender de uma explicação oral.
No Attendio, a checklist, as fotos e as observações associadas ao serviço ajudam a guardar esse contexto. A classificação deve seguir o critério da empresa; o registro organizado facilita a análise e a preparação do relatório para o cliente.
4. Encaminhe conforme a causa
Uma falha de execução pode exigir correção e orientação. Um impedimento de acesso pode precisar de nova janela. Uma falta de material pode depender de reposição. Um pedido fora do escopo deve ser avaliado por quem pode autorizar a mudança.
Exemplo fictício: o supervisor encontra uma área não atendida, mas confirma que o cliente bloqueou o acesso. O próximo passo é combinar a liberação e o atendimento. Marcar simplesmente “limpeza reprovada” esconderia a informação necessária para resolver.
5. Atualize o resultado após a ação
Depois do encaminhamento, registre se a atividade foi concluída, reagendada ou continua pendente. A classificação inicial pode ser revista quando surgirem informações novas, preservando a explicação da mudança.
Consulte o guia de correção de falhas e use a planilha de ordens de serviço para organizar pendências com causas e encaminhamentos claros.
Confira a classificação
- A tarefa estava prevista?
- As condições de execução foram verificadas?
- A causa está confirmada ou ainda em análise?
- O responsável acionado pode resolver o problema?
- O desfecho será acompanhado?